Home » บทความดีๆ

ON-LINE MANNERS มารยาทก่อนคลิก (ตอน 1 )

1 August 2010 เข้าชม 971 4 Comments
TAGS: Tags: , , , , , , , , ,

        ขอบคุณโลกใบนี้ที่มีเทคโนโลยีดีๆ อย่าง email และ IM (Instant Messaging) …. ที่ทำให้วันนี้หมุนอย่างรวดเร็ว จนเผลอนิดเดียวอาจตามไม่ทัน แต่เพราะเรามัวหมุนตามธุรกิจให้ทันนี่แหละ บางครั้งอาจเผลอหลงลืมมารยาทที่ดีในการใช้เทคโนโลยีออนไลน์ และแทนที่จะบันดาลธุรกิจได้เป็นร้อยพันล้าน กลับก่อความเสียหายจนพังพินาศเพียงแค่คลิกเดียว

        อย่างไรก็ตาม เหรียญย่อมมีสองด้านเสมอ เพราะความสะดวกเหลือเกินของอีเมล เลยทำให้การส่งอีเมลทุกวันนี้มากมายเกินความจำเป็น เพราะเอะอะอะไรก็อีเมลๆ จนกลายเป็นขยะใน mailbox บางครั้งเห็นอีเมลละลานตามากๆ พานทำให้เกิดอาการขี้เกียจอ่าน จนมองข้ามอีเมลสำคัญๆ ที่ควรเปิดอ่านจริงๆ

การใช้อีเมลให้มีมารยาท กับมารยาทที่มักถูกมองข้าม

ON-LINE MANNERS มารยาทก่อนคลิก (ตอน 1 )

        o กับความคิดที่ว่า ถ้าส่งอีเมลแล้วไม่ต้องโทรศัพท์อีกเป็นความคิดที่ผิดมาก เพราะเราจะไม่มีวันรู้ได้ว่าผู้รับได้อ่านอีเมลหรือเปล่า
หรือถ้าอ่านแล้วมีข้อสงสัยอะไรบ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องที่สำคัญมากๆ ควรมีการใช้โทรศัพท์ควบคู่ไปด้วย ธุรกิจบางประเภทยังต้องอาศัยการเจรจากับคนอยู่ ไม่ใช่ปล่อยให้ลูกค้าคุยกับเครื่องเพียงอย่างเดียว

        o อย่าเอะอะอะไรก็ส่ง cc.ไปโดยไม่เลือก บางคนไม่มีความจำเป็นต้องได้รับอีเมลนั้น หรือไม่มีความเกี่ยวข้องกับงานนั้นเลย แต่ก็ได้รับ cc. สะเปะสะปะไปหมด ยิ่ง cc. ให้คนหมู่มากแล้วอีกฝ่ายตอบด้วยการ reply all ยิ่งต้องพิจารณาใหญ่ว่าเหมาะสมหรือไม่ ลองคิดดูสิว่าถ้ามีการ cc. ให้ทั้งแผนกหรือทั้งบริษัท และต่างคนต่าง reply all กันไปมา เราจะได้รับอีเมลกันถล่มทลายขนาดไหน บางวันส่งกันมามากๆ เล่นเอา mailbox แทบแตกก็มี

ON-LINE MANNERS มารยาทก่อนคลิก (ตอน 1 )

        o การใช้ reply all ควรแน่ใจแล้วว่าผู้รับทุกคนต้องการทราบคำตอบ และควรตอบให้ตรงประเด็นจริงๆ มืออาชีพไม่ควรแซวข้ามกันไปมาโดยใช้ reply all เพราะทำอย่างนั้นก็ไม่ต่างกับตะโกนคุยกันเรื่องส่วนตัวกลางห้องประชุมที่คนส่วนใหญ่ต้องทนฟังด้วย ถ้าอยากแซวกันจริงๆ ก็เลือก reply เฉพาะคนคนนั้นดีกว่า

        o อย่าส่งอีเมลเดียวกันให้ผู้ติดต่อธุรกิจที่อยู่กันคนละบริษัท เป็นต้นว่า ลูกค้า พาร์ตเนอร์หรือซัปพลายเออร์ เพราะเราอาจเผลอส่งข้อมูลบางอย่างที่อีกบริษัทไม่ควรรู้ เช่น เผลอหลุดเรื่องของราคาซึ่งมีการ make up หรือราคาที่ให้แต่ละเจ้าไม่เท่ากัน ควรแยกส่งกันคนละชุดจะปลอดภัยกว่า

        o อย่าใช้ bcc. เพื่อจับผิดคน หรือเพื่อหวังผลอะไรบางอย่างที่ก่อให้เกิดการแตกคอหรือแตกแยกกันได้ (แม้ว่าการใช้ bcc. จะเอื้อให้ทำอย่างนั้นได้ก็ตาม)

        o อย่าส่ง forword mail ให้กับลูกค้าหรือผู้ที่ติดต่อธุรกิจด้วย เพราะจะทำให้ความน่าเชื่อถึอของผู้ส่งลดลง โดยเฉพาะการ forword mail รูปภาพที่ไม่เหมาะสม หรือเรื่องไร้สาระ

        o พยายามใส่หัวข้อที่ต้องการบอกในอีเมลไว้ในช่อง subject คนจำนวนมากชอบปล่อยให้ช่องนี้ว่างไว้เฉยๆ การเขียนหัวข้อจะทำให้ผู้รับรู้ว่าอีเมลของเรามีความสำคัญก่อนหลังอย่างไร หรือจริงๆ แล้วเป็นเมลขยะที่ไม่ต้องเปิดอ่านก็ได้ และยังช่วยมิให้เมลของเราถูกจับส่งไปอยู่ใน spam mail หรือ virus ไปโน่นเลย นอกจากนี้การเขียน subject ควรระบุให้มีรายละเอียดเล็กน้อย เช่น แทนที่จะเป็น subject : นัดลูกค้า ก็ควรใส่ว่า subject : นัดลูกค้าเรื่องเสนอราคา เป็นต้น

        ”ON-LINE MANNERS มารยาทก่อนคลิก” …. แล้วพบกันต่อ ตอนจบนะค่ะ

1 ดาว2 ดาว3 ดาว4 ดาว5 ดาว (2 โหวต, เฉลี่ย: 5.00)
Loading ... Loading ...

4 Comments »

  • Rain said:

    ขอบคุณมากคะ และจะนำไปใช้คะ

  • Peerapat Peereeyanon said:

    ได้รับความรู้และปัญหาเรื่องการใช้อีเมลเพิ่มขึ้นอีกเยอะเลยครับ

  • admin (author) said:

    ยินดีครับ

  • Rose said:

    ที่ทำงานเจอแบบนี้บ่อยมากเลย เดี๋ยวจะ print แล้วเอาไปแปะที่บอร์ด อิอิ …

Leave your response!

Add your comment below, or trackback from your own site. You can also subscribe to these comments via RSS.

Be nice. Keep it clean. Stay on topic. No spam.

You can use these tags:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

This is a Gravatar-enabled weblog. To get your own globally-recognized-avatar, please register at Gravatar.